Предпосылки и задачи:

Отсутствие оперативной информации о текущих доходах.

Автоматизировать сведение данных о всех доходах в управленческую программу, оставив у операторов/кассиров первичные программы учёта: Скибарс (канатные дороги, комплекс проката и услуг), Эдельвейс (гостиничный комплекс), Тиллипад (комплекс питания). Перевести в управленческую программу учёт доходов от социальных программ и корпоративных клиентов, избавившись от учёта в Excel и тетрадках.

Негибкая отчётность. Невозможно детализировать доходы.

Обеспечить настройку справочников и ввод данных в управленческую программу таким образом, чтобы можно было анализировать доходы в разрезе: видов деятельности, проектов, служб, услуг, контрагентов, периодов.

Планирование доходов ведётся вручную и не поддаётся детализации.

Уйти от планирования доходов основанного на бухгалтерских оборотно-сальдовых ведомостях, не обеспечивающих гибкой настройки. Обеспечить гибкое планирование в управленческой программе и инструменты план/факт анализа оперативной деятельности.

Расчет зарплаты инструкторов слишком трудоемок и производится вручную.

Автоматизировать расчет зарплаты инструкторов по данным о продажах услуг инструкторов из Скибарс. Предусмотреть зависимость расценок от категории инструктора. Предусмотреть мотивационные бонусы.

Выполненные работы

Выявлены общие принципы учёта доходов среди разных менеджеров и в разных видах деятельности. На основе общих принципов выстроена система учета доходов и под неё настроена нормативно-справочная система. Определена логика учёта продаж, реализованная в инструменте «Помощник учёта».

Создано универсальное рабочее место «Помощник учёта» для менеджеров любого из направлений: корпоративные продажи, спортсмены, студенческие и школьные программы, социальные программы, взаимозачет и реклама.

Учет заявок по корпоративным клиентам, спортсменам, студенческим и школьным программам переведен в 1С. Стандартизирован процесс подготовки и печати из 1С служебных записок для проработки службами заявок клиентов.

Введено понятие Пакет услуг, включающее комплексную продажу услуг различных служб и центров дохода. Реализованы механизмы детализации продаж пакетов услуг.

Создан отчёт для собственников апартаментов, автоматизирующий расчет выплат. Собственник видит когда и почем был арендован его гостиничный апартамент.

Созданы инструменты настройки справочников услуг, номенклатурных групп, проектов, контрагентов, технологических операций, пакетов услуг.

Созданы инструменты переноса данных из программ Скибарс, Эдельвейс, Тиллипад. Вся работа ведётся из привычного интерфейса 1С и не требует обмена файлами. Данные запрашиваются напрямую из программ, что многократно ускоряет импорт данных.

Созданы инструменты получения из бухгалтерских программ данных об оплатах от корпоративных клиентов и фондов проходящих через лицевые счета.

Созданы инструменты автоматического начисления зарплаты инструкторов с учётом категорий.

Создан инструмент «Монитор руководителя», показывающий при запуске программы оперативное состояние доходов по всем видам деятельности курорта, а так же объём наличных и безналичных денежных средств.

Результаты

Для Менеджеров

Появилась история операций и взаимоотношений с клиентами. Это упростило обучение новых менеджеров и включение в рабочий процесс.

Появились инструменты самоконтроля: дебиторской задолженности контрагентов, неучтенных доходов, ошибок при отражении доходов.

Упростилась подготовка служебных записок и взаимодействия со службами при проработке заявок клиентов.

Для Маркетинга и ОТИЗ

По полученной статистике проанализирована рентабельность продаж сезонных скипасов и принято решение об изъятии такой позиции из прайс-листов и замене другими более рентабельными.

Появилась статистика продаж: по услугам и службам, по нагрузке на прокатное оборудование, по нагрузке на канатные дороги в разрезе категорий клиентов.

Расчет зарплаты инструкторов стал занимать в 3 раза меньше времени. Появились инструменты контроля неначисленных или начисленных излишне.

Для Руководителя

Ускорилась подготовка ежемесячной отчётности. Усилилась прозрачность и механизмы контроля: неоплаченные услуги, неначисленная зарплата, неучтённые продажи.

Появился оперативный план/факт анализ показателей деятельности бизнеса в разрезе проектов и служб.

Возможность детализации позволила готовить прозрачные и наглядные отчёты для акционеров и собственников бизнеса, а так же для инвесторов, что повысило лояльность к исполнительному руководству.

Гибкий анализ доходов позволил эффективнее управлять менеджерами и службами: прокат горнолыжного и сноубордического оборудования, канатные дороги, инструкторы, мангальные зоны, кони и хаски, квадроциклы и снегоходы, беговые лыжи и коньки, комплекс питания, гостиничный комплекс.

Пример:
Горнолыжный курорт располагает 10-ю мангальными зонами. За процент от продаж их обслуживают Добрынин А.П. и Лаптев В.Г..

Добрынин оборудовал свои зоны фонарями, снабжает дровами и принадлежностями для барбекю, что позволило поднять цены.

Лаптев обходится на своих зонах только мангалом, но и цены держит на минимуме.

В Скибарсе для удобства кассиров и клиентов в справочнике услуг заведено 10 мангальных зон с группировкой по расположению: «№01 на вершине у трассы 7», «№02 на вершине у трассы 1» … «№10 у озера». В отчётах Скибарс мы видим доходность по расположению.

В 1С можем видеть доходность как по расположению, так и по ответственным, что поможет принять решение о смене ответственного в целях повышения доходности.

Затраты и выгода

В расходы не вошла стоимость серверного оборудования, так как всё это было приобретено задолго до начала проекта.

Понесенные затраты

– 120 000 Р — Приобретение программы 1С:Комплексная автоматизация и клиентских лицензий.

– 1 100 000 Р — Настройка программы, заполнение первичных справочников. Разработка и внедрение программных модулей «Помощник учета», «Монитор руководителя», «Импорт из Скибарс», «Импорт из Эдельвейс», «Импорт из Тиллипад», «Отчет для собственников апартаментов».

– 160 000 Р — Выработка стратегии учёта. Описание бизнес-процессов и инструкций. Руководство на местах.

– 140 000 Р — Обучение персонала.

Итого: 1 520 000 Р

Выгода от экономии на зарплате в годовом выражении

+ 160 000 Р — от разгрузки расчетчика зарплаты инструкторов.

+ 180 000 Р — от разгрузки главного бухгалтера по гостиничному комплексу.

+ 190 000 Р — от разгрузки руководителя комплекса питания.

+ 240 000 Р — от разгрузки руководителя гостиничного комплекса.

+ 690 000 Р — увеличен доход канатных дорог за счет отмены сезонных скипасов.

Итого: 1 460 000 Р

По завершении проекта был трудоустроен и обучен специалист, который в дальнейшем будет сопровождать и развивать систему.
– 200 000 Р — Зарплата специалиста по 1С в годовом выражении.

Срок окупаемости — 1,5 года.